La diferencia más básica entre un archivo y una carpeta es que mientras que los archivos almacenan datos, ya sea texto, música o película, las carpetas almacenan archivos. Las carpetas normalmente son de mayor tamaño, ya que contienen muchos archivos y otras carpetas.

Un archivo es una colección de datos en una sola unidad. Puede ser cualquier cosa, desde un archivo de Word a un archivo de música, video o foto. Los archivos de texto normalmente contienen texto escrito y se llaman documentos de Word. Otros ejemplos de archivos de texto son PDF, RTF y HTML. Los archivos de imagen están en diferentes formatos conocidos como JPEG, PNG, GIF, BMP, etc. Los archivos de audio también están disponibles en varios formatos como MP3, WAV, WMV y AIF, etc. Hay muchos formatos de archivos de video como MPEG, MP4, WMV y MOV, por nombrar algunos.

Uno puede crear, guardar, abrir, mover y eliminar archivos. Es posible mover un archivo de una carpeta a otra. También puede descargar archivos de otras redes e internet. El tipo de archivo se reconoce normalmente por su icono o por su extensión.

Como en el mundo real, también hay carpetas en el mundo virtual. Estas carpetas son lugares donde se almacenan los archivos. Las carpetas pueden incluso contener carpetas dentro de ellas. Las carpetas son de gran ayuda en la organización de los archivos.

Las carpetas también se denominan directorios y se utilizan para organizar archivos en su computadora. Una gran diferencia entre las carpetas y los archivos es que mientras que las carpetas no ocupan espacio en el disco duro, los archivos tienen un tamaño que va desde unos pocos bytes a gigabytes.