La base de datos y la hoja de cálculo son dos formas que sirven para administrar, almacenar, recuperar y manipular datos. Una hoja de cálculo es una aplicación que permite al usuario trabajar en una hoja electrónica similar a una hoja de cálculo contable, mientras que una base de datos está diseñada para organizar, almacenar y recuperar fácilmente grandes cantidades de datos. En otras palabras, una base de datos contiene un paquete de datos organizados (generalmente en forma digital) para uno o más usuarios. Las bases de datos, a menudo abreviadas DB, se clasifican según su contenido, como documentos de texto, bibliográficos y estadísticos.

Las aplicaciones de hoja de cálculo muestran una cuadrícula 2D (o matriz) de celdas que consisten en filas y columnas.

Una base de datos puede contener diferentes niveles de abstracción en su arquitectura. Típicamente, los tres niveles: externo, conceptual e interno conforman la arquitectura de la base de datos.

Aunque las bases de datos y las hojas de cálculo son dos formas de administrar los datos, tienen sus ventajas y desventajas. Cuando se trata de interfaces simples y fáciles de usar para los usuarios primerizo, las hojas de cálculo son una mejor opción. Cuando se usan como almacenamiento de datos, las hojas de cálculo tienen serios inconvenientes sobre las bases de datos. Por ejemplo, es muy difícil recuperar datos de consultas ligeramente avanzadas. Las hojas de cálculo proporcionan una validación de datos mínima y no ofrecen mecanismos de protección de datos. Por lo general, las bases de datos relacionales son mejores para almacenar cosas en un solo lugar y evitar la redundancia.