Secretaria y recepcionista son dos puestos importantes en cualquier organización entre los cuales se pueden enfatizar algunas diferencias. Estos dos puestos tienen diferentes roles, funciones y deberes para realizar en contra de la idea errónea popular de que estos son el mismo trabajo. Mientras que una secretaria es más bien un asistente personal o administrativa, una recepcionista es la primera persona que se encuentra cuando ingresa a una organización.

Las funciones de una secretaria varían según el tamaño de una organización. Mientras que en una compañía pequeña, ella puede tener que realizar las tareas duales de una recepcionista y una secretaria, en organizaciones grandes, ella es la persona que organiza el horario de su jefe, recibe y responde a todos los correos, pide suministros, programa citas con su jefe, escribe cartas importantes, etc.

Normalmente se requiere que una recepcionista salude a la gente en la recepción y la dirija a diferentes departamentos según sus necesidades. También es la persona que tiene que atender las llamadas entrantes y responder a las consultas y también escuchar las quejas.

Cuando hace una llamada a cualquier compañía, la voz que normalmente escucha es la de la recepcionista. Una recepcionista tiene que atender a todos los visitantes y debe tener una personalidad agradable y una actitud de ayuda. Debe poder atender todas las consultas comerciales con la máxima eficacia y convertir las consultas casuales en clientes reales.